Politique de confidentialité

Adoptée par la Haute-Direction de Seguin Morris inc.
Propriétaire : Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP)

1 – PRÉAMBULE

Seguin Morris inc. (ci-après « Seguin Morris ») reconnait l’importance de préserver la vie privée et s’engage à protéger les renseignements personnels qu’elle recueille et traite dans le cadre de ses activités, y compris ceux qui sont recueillis lors de la consultation ou de l’interaction avec son site Web (ci-après « son Site »).

La Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à décrire les pratiques de protection des renseignements personnels que Seguin Morris s’engage à appliquer dans le cadre de ses activités afin d’assurer la protection des renseignements personnels (« PRP ») qu’elle détient. La Politique vise à assurer la conformité aux exigences applicables, dont la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), le Personal Information Protection Act (Colombie-Britannique), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada), le Data Protection Act (Barbade) et aux pratiques reconnues en matière de PRP.

2 – CHAMP D’APPLICATION

La Politique s’applique à toute personne identifiée ou identifiable au sujet de laquelle Seguin Morris recueille des Renseignements personnels dans le cadre de ses activités, notamment :

Les visiteurs et les utilisateurs de son Site dans la mesure où des renseignements personnels sont recueillis;
Les candidats à un emploi;
Toute personne qui communique avec Seguin Morris;
Toute personne dont les renseignements personnels sont autrement recueillis dans le cadre des activités de Seguin Morris.

Pour l’application de la présente Politique, on entend par « renseignements personnels » toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement (ex. : nom, prénom, adresse courriel) ou indirectement (un renseignement qui, combiné avec d’autres renseignements, permet d’identifier la personne).

3- LES EXIGENCES EN MATIÈRE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les pratiques de protection des renseignements personnels de Seguin Morris sont fondées sur les principes directeurs suivants :

1 – LE CONSENTEMENT

Avant de collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels, Seguin Morris s’assure d’obtenir votre consentement conformément aux exigences applicables, à moins d’une exception prévue dans la loi (exemple, dans le cadre d’une poursuite pénale ou criminelle).

Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels par Seguin Morris pour des fins qui ne sont pas essentielles à la gestion et à l’administration des produits et services offerts, par exemple, dans le but de vous inviter à participer à des sondages ou des concours, vous envoyer des communications promotionnelles, générer des statistiques ou analyser vos données. Si telle est votre volonté, Seguin Morris cessera de les utiliser à ces fins, dans les meilleurs délais après la réception de votre demande de retrait de consentement.

Il ne sera, généralement, pas possible de retirer votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels pour la gestion et l’administration des produits et services sans mettre fin à la relation d’affaires que vous avez avec Seguin Morris.

Toute demande de retrait de consentement devra être communiquée au Responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées figurent à la section 4 .

2 – LA COLLECTE

2.1 – Nature des renseignements personnels collectés

Seguin Morris s’assure de collecter uniquement les renseignements personnels qui sont nécessaires pour les fins de ses activités et auxquelles vous avez consenties. Il peut s’agir notamment :

De vos renseignements d’identification, tels que votre nom, prénom, adresse courriel, adresse postale et numéro de téléphone ;
De renseignements qui sont nécessaires à l’optimisation de votre expérience sur son Site tels que votre adresse IP, vos données de localisation ou de navigation;
Des renseignements personnels qui se trouvent dans votre curriculum vitae;

Seguin Morris veille à ce que les renseignements personnels qu’elle détient soient à jour et exacts au moment où elle les utilise.

2.2 – Moyens de collecte

Directement auprès de vous

La plupart des renseignements personnels que Seguin Morris collecte sont ceux que vous lui fournissez directement, notamment lorsque vous :

Communiquez avec elle;
Naviguez sur son Site;
Soumettez une candidature à un poste en ligne.

Auprès d’un tiers

Seguin Morris peut collecter également vos renseignements personnels auprès de tiers ou de représentants autorisés avec votre consentement ou si la loi l’autorise à les collecter ainsi.

Par le biais des témoins « cookies »

Lorsque vous accédez sur le Site de Seguin Morris, des fichiers témoins (ex. : cookies) (ci-après appelés « témoins ») sont déposés sur votre ordinateur. Ces témoins peuvent recueillir des renseignements personnels tels que votre adresse IP et visent notamment à améliorer votre expérience de navigation ainsi que le contenu de son Site.

Afin d’être en mesure de mieux comprendre l’utilité de chacun des témoins présents sur son Site, vous trouverez ci-dessous une description de leurs fonctions:

Témoins strictement nécessaires : les cookies nécessaires sont cruciaux pour les fonctions de base du Site et celui-ci ne fonctionnera pas comme prévu sans eux. Ces cookies ne stockent aucun renseignement personnel.
Témoins fonctionnels : les cookies fonctionnels permettent d’exécuter certaines fonctionnalités telles que le partage du contenu du Site et se souvenir de votre choix de langue. Le blocage de ces cookies peut avoir un impact sur votre expérience et sur certaines fonctionnalités du Site.

Vous pourrez modifier vos préférences en matière de témoins de connexion à l’aide de la bannière qui apparaitra à l’ouverture du Site.

3 – L’UTILISATION

Seguin Morris collecte, utilise et communique vos renseignements personnels pour les seules fins auxquelles vous avez consenti ou qui sont permises par la Loi. Les fins pour lesquelles Seguin Morris collecte vos renseignements personnels sont précisées au moment de leur collecte.

Seguin Morris collecte vos renseignements personnels, notamment, pour les fins suivantes :

Gérer les dossiers client ;
Établir et maintenir la communication avec ses clients ;
Évaluer les besoins des clients [et clients prospectifs] et leur offrir des produits et services qui répondent à ceux-ci;
Gérer et optimiser son Site et personnaliser et adapter votre expérience de navigation;
Déceler et prévenir les fraudes ou toute autre activité illicite;
Gérer les risques, la sécurité et la conformité réglementaire;
Pour les candidats, évaluer votre candidature;
Pour les employés, gérer la relation d’emploi, incluant le dossier d’employé et les avantages sociaux.

Vous pouvez nous demander plus de détails sur ces utilisations en tout temps.

4 – LA COMMUNICATION

Seguin Morris veille à ce que les renseignements personnels qu’elle détient soient accessibles seulement aux employés, représentants ou mandataires de Seguin Morris qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Seguin Morris peut communiquer vos renseignements personnels à des partenaires d’affaires, fournisseurs, autorités gouvernementales et autres dans le cadre de ses activités. Ces tiers sont notamment :

Des fournisseurs de solutions infonuagiques utilisés dans le cours de ses activités, hébergeant des données, serveurs ou applications;
Des fournisseurs de services marketing ou publicitaires;
Des sociétés spécialisées en vérification d’antécédents judiciaires et de crédit;
Des autorités de contrôle telles que la Commission d’accès à l’information;
Toute autre personne autorisée à les obtenir selon la loi.

Seguin Morris s’assure que le caractère confidentiel de vos renseignements personnels soit conservé lorsqu’ils sont communiqués à des tiers. De plus, Seguin Morris s’engage à ne pas vendre, céder ou louer à un tiers vos renseignements personnels.

5 – LA CONSERVATION ET LA DESTRUCTION

Seguin Morris conserve vos renseignements personnels pendant la durée nécessaire aux utilisations pour lesquelles ils ont été recueillis et suivant les délais de conservation applicables. Vos renseignements personnels sont généralement conservés au Québec. Il est toutefois possible que la communication de vos renseignements personnels à certains fournisseurs entraîne le transfert de ceux-ci hors du Québec. Dans de tels cas, Seguin Morris validera au préalable les lois et les pratiques de protection des renseignements personnels applicables au sein des territoires concernés et appliquera les mesures de protection nécessaires pour assurer une protection adéquate de vos renseignements personnels.

Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, Seguin Morris les détruira suivant un processus de nature à maintenir leur confidentialité.

6 – LA SÉCURITÉ

Seguin Morris applique des mesures de sécurité proportionnelles au degré de sensibilité des renseignements personnels qu’elle détient, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Ces mesures de sécurité visent à protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés.

Les mesures de sécurité appliquées par Seguin Morris sont notamment :

Des mesures administratives telles que la définition de rôles, l’attribution d’accès et la gestion des tiers;
Des mesures physiques telles que l’installation de caméras de surveillance et la gestion des accès à ses locaux;
Des mesures techniques telles que la sécurisation des accès informatiques.

7 – VOS DROITS À L’ÉGARD DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Seguin Morris respecte les droits qui vous sont reconnus par la loi à l’égard de vos renseignements personnels et applique, dans ce sens, des procédures permettant d’y répondre.

Accès, modification et plaintes

Vous avez le droit de consulter les renseignements personnels qui vous concernent et qui sont détenus par Seguin Morris, de vérifier leur exactitude et d’y apporter des modifications si nécessaire, sous réserve d’exceptions prévues dans la loi.

Vous avez également le droit de demander des informations sur les traitements qui sont effectués avec vos renseignements personnels (ex. : utilisations, catégories de tiers à qui ils sont communiqués, les délais de conservation applicables, etc.) et de déposer des plaintes si ces traitements ne sont pas conformes aux principes énoncés dans la présente Politique et aux lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels.

Toute demande d’accès, de modification ou d’information ou toute plainte relativement à vos renseignements personnels, doit être communiquée par écrit au Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent ci-dessous.

Seguin Morris s’engage à fournir une réponse aux diverses demandes énoncées ci-haut dans les trente (30) jours suivant la date de leur réception.

Traitements automatisés

Si Seguin Morris met en place un processus de prise de décision qui est fondée exclusivement sur un traitement automatisé (sans intervention humaine) de renseignements personnels, par exemple, un processus ayant un effet spécifique sur une personne (ex. : pour l’admissibilité à un emploi) et qui s’appuie uniquement sur un algorithme, vous serez informés du fait que vous faites l’objet d’un tel processus, de la décision qui a été rendue et de votre droit de présenter vos observations à l’égard de cette décision. Vous pourrez également être informés sur demande des éléments suivants :

Renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision;
Raisons ayant mené à cette décision;
Votre droit de faire rectifier les renseignements personnels utilisés pour rendre cette décision;
L’accessibilité à une personne ayant l’autorité pour réviser cette décision le cas échéant.

4 – LES COORDONNÉES DU RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Pour exercer vos droits relatifs à la vie privée ou pour poser des questions concernant cette Politique ou la manière dont Seguin Morris traite vos renseignements personnels, vous pouvez contacter le responsable de la protection des données de l’une des manières suivantes :

Courriel : privacy@seguinmorris.com
Téléphone : 1 819-776-3939
Par la poste :
Seguin Morris inc.
À l’attention de : Responsable de la protection des renseignements personnels
620 Vernon, Gatineau (Québec) J9J 3K5

5 – MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Seguin Morris se réserve le droit de mettre à jour cette Politique en tout temps et sans préavis. Vous pouvez consulter en tout temps la Politique applicable sur le présent Site. La date de la dernière mise à jour de la présente Politique est inscrite au bas de cette page.

Cette politique énonce les principes et décrit les pratiques de protection des renseignements personnels de Seguin Morris inc.

Version	Mise en application	Date adoption	Description	Nom et fonction du responsable
1.0	1re version	13 août 2024	Nouvelle politique	Katarina Veilleux, Gestionnaire des Ressources Humaines